Asielzoekerskinderen in een COA-locatie worden geregistreerd in de registratieschil van de GGD Gemeentelijke/gewestelijke gezondheidsdienst (Gemeentelijke/gewestelijke gezondheidsdienst) GHOR Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio (Geneeskundige Hulpverleningsorganisatie in de Regio). De PGA-JGZ Jeugdgezondheidszorg (Jeugdgezondheidszorg)-organisaties hebben toegang tot deze registratieschil. Alle ingeschrevenen bij het COA krijgen een COA-zorgnummer. Met dit nummer worden de kinderen in Praeventis (het vaccinatiedossier van het RIVM Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu)) ingeschreven.

Nieuwkomers in een gemeente worden geregistreerd in de gemeentelijke Basisregistratie Personen (BRP, voorheen: GBA Gemeentelijke Basis Administratie (Gemeentelijke Basis Administratie)). Iedere JGZ-organisatie heeft toegang tot de mutaties in dit systeem. Deze kinderen hebben een BSN Burger Service Nummer (Burger Service Nummer)-nummer.

De JGZ-organisaties moeten zorgen dat nieuwe kinderen zo snel mogelijk in beeld komen. Hier zijn afspraken over gemaakt tussen het COA en GGD GHOR. Alle asielzoekerskinderen moeten binnen zes weken na de start van hun opvangovereenkomst met het COA gezien worden door een jeugdverpleegkundige en jeugdarts/verpleegkundig specialist voor een verpleegkundige intake en een medisch onderzoek. Het RVP Rijksvaccinatieprogramma (Rijksvaccinatieprogramma) moet uiterlijk binnen vier weken na dit medische onderzoek starten. 

Het is belangrijk dat tijdens de intake van nieuwe kinderen de vaccinatiestatus in kaart gebracht wordt en er een vaccinatieplan gemaakt wordt. De professional vult de status en het plan in op het vaccinatiestatus en -opdrachtformulier en stuurt dit op naar het RIVM Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu)-DVP-regiokantoor. Het regiokantoor stuurt daarna een RVP Rijksvaccinatieprogramma (Rijksvaccinatieprogramma)-vaccinatiebewijs naar de ouders met een uitnodigingsbrief voor het halen van eventueel nog ontbrekende vaccinaties.

Voor asielzoekerskinderen:

Is het vaccinatiestatus en -opdrachtformulier twintig weken na binnenkomst in Nederland nog niet opgestuurd? Dan stuurt het RIVM-DVP de ouders een blanco RVP-vaccinatiebewijs met een uitnodigingsbrief en de gegevens van de organisatie met wie ze contact kunnen opnemen voor de vaccinaties.

Deze procedure geldt ook voor kinderen die al snel vanuit een COA-locatie in een gemeente worden geplaatst. Het is dan aan de reguliere JGZ Jeugdgezondheidszorg (Jeugdgezondheidszorg) om alsnog de vaccinatiestatus te inventariseren en beoordelen, en om een vaccinatieplan op maat te maken.

Voor nieuwkomers in een gemeente:

Bij nieuwkomers die zich direct in een gemeente vestigen, hebben het RIVM-DVP en de ouders van het kind een actievere rol. Het RIVM-DVP verstuurt een welkomstbrief naar de ouders met het verzoek een kopie van het vaccinatiebewijs van hun kind op te sturen. De brief is in het Nederlands en Engels. Naar aanleiding van de reactie op deze brief ontvangen ouders een RVP-vaccinatiebewijs met een uitnodigingsbrief voor het halen van eventueel nog ontbrekende vaccinaties. Als ouders binnen acht weken geen vaccinatiebewijs opsturen, ontvangen ze van het RIVM-DVP een blanco vaccinatiebewijs. Ook krijgen ouders gegevens van de organisatie met wie ze contact kunnen opnemen voor de vaccinaties.

NB: Het RIVM is niet altijd volledig of tijdig op de hoogte van de vaccinatiestatus. De vaccinatiestatus die je kunt opvragen via DD JGZ bij het RIVM of de verstuurde uitnodiging zijn een hulpmiddel, maar niet het definitieve vaccinatieplan. De JGZ-professional heeft altijd de eindverantwoordelijkheid om, met behulp van de beschikbare gegevens en de anamnese, de vaccinatiestatus te beoordelen en het vaccinatieplan te maken in samenspraak met ouders en/of kind.

Tips bij de beoordeling van de vaccinatiestatus:

• Vraag naar het vaccinatiebewijs. Is dat er niet meer? Vraag dan wat ouders zich nog herinneren aan gegeven vaccinaties. Mensen weten meestal niet welke vaccinaties er zijn gegeven, maar wel op welke tijdstippen/maanden en hoeveel, en of het een prik was of druppels.
• Bekijk (eventueel samen met de ouders) de actuele vaccinatieschema’s van verschillende landen op de site van de WHO. Deze WHO-pagina toont het vaccinatieschema zoals dat op dit moment bekend is bij de WHO en geeft dus geen garantie over hoe een vaccinatieschema er meerdere jaren geleden uitzag. Op de WHO-pagina Vaccine introduction kun je per land opzoeken in welk jaar een bepaald vaccin werd geïntroduceerd.
• In tijden van oorlog of crisis heeft niet altijd ieder kind toegang tot het landelijke vaccinatieprogramma. De anamnese is dus altijd essentieel om te beoordelen of het aannemelijk is dát en welke vaccinaties een kind heeft gehad.
• Bedenk dat de vraag ‘Heeft uw kind alle vaccinaties gehad?’ geen zeker antwoord oplevert. Ouders kunnen reageren met ‘Ja’, omdat ze alle vaccinaties die ze kregen aangeboden, hebben aangenomen. Maar het is dan niet duidelijk of alle vaccinaties van het schema ook echt aangeboden zijn. 
• Kinderen uit Syrië zijn tot 2011, toen de oorlog uitbrak, over het algemeen goed gevaccineerd.
• Zet zo nodig een tolk in of laat een vaccinatiebewijs vertalen. Asielzoekers hebben een COA-zorgnummer. Tolkengesprekken worden op basis van het zorgnummer voor hen vergoed, papieren vertalingen niet. In de reguliere JGZ wordt een tolk niet vergoed, de JGZ-organisatie moet dit zelf betalen. Mogelijk heeft jouw organisatie zelf een afspraak met een tolkencentrum. Je kunt het gesprek ook ondersteunen met een vertaalapp op je telefoon. Wees daarbij alert dat je over hetzelfde praat.
• Denk er ook aan om te vragen of ouders hepatitis B-drager zijn. Bij zwangeren in Nederland wordt op hepatitis B gescreend (PSIE programma). Als de moeder hepatitis B heeft, wil je zeker weten dat de hepatitis B-vaccinaties bij het kind op orde zijn, met een serologische controle na de laatste vaccinatie. (Zie ook vraag 18 bij veelgestelde vragen.)

Bij het maken van een vaccinatieplan gelden de volgende aandachtspunten:

• Leidraad voor het maken van een plan vind je in de Richtlijn Uitvoering RVP en beslisboom inhaalschema's.
• Gebruik voor het vaccinatieplan hetzelfde vaccinatiestatus en -opdrachtformulier als voor de vaccinatiestatus en stuur een kopie naar het RIVM-DVP-regiokantoor.
• De stelregel is: niet meer vaccinaties geven dan nodig, maar bij twijfel over een toegediende vaccinatie deze vaccinatie alsnog toedienen. Liever een vaccinatie teveel dan te weinig. Zo wordt er optimale bescherming tegen de doelziekten geboden.
• Asielzoekerskinderen krijgen het reguliere RVP Rijksvaccinatieprogramma (Rijksvaccinatieprogramma) aangeboden met twee aanvullingen:
  1. BMR Bof, Mazelen en rodehond (Bof, Mazelen en rodehond )-0 op de leeftijd van 9 maanden (van belang zolang zij nog in een asielzoekerscentrum wonen).
  2. Hepatitis B-vaccinatie, ongeacht de leeftijd, tot 18 jaar.
     • Voor vestigers gelden de regels rondom hepatitis B-vaccinatie zoals benoemd in H10.8 van de Richtlijn Uitvoering RVP.
• Let bij het maken van het vaccinatieplan op of er groepsvaccinaties in de regio zijn die jouw plan doorkruisen. (Zie ook vraag 17 bij veelgestelde vragen over de uitvoering.)
• Bij twijfel kan de jeugdarts of jeugdverpleegkundige overleggen met een medisch adviseur van het RIVM.

De (ouders van) asielzoekerskinderen krijgen van de uitvoerende PGA-JGZ Jeugdgezondheidszorg (Jeugdgezondheidszorg) een internationaal vaccinatiebewijs (het gele boekje). Hierin worden de toegediende vaccinaties genoteerd. 

Bij vestigers in een gemeente worden de vaccinaties in het RVP Rijksvaccinatieprogramma (Rijksvaccinatieprogramma)-vaccinatiebewijs genoteerd. 

Heeft het kind een BSN Burger Service Nummer (Burger Service Nummer)? Dan is er een koppeling tussen DD JGZ en Praeventis, en worden de gegevens via deze link in Praeventis geregistreerd. 

Heeft het kind geen BSN? Dan is er geen directe koppeling tussen DD JGZ en Praeventis. Dan geeft de JGZ de vaccinaties door aan het RIVM Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu (Rijksinstituut voor Volksgezondheid en Milieu) met een vaccinregistratieformulier. 

Verder is het belangrijk de gegeven vaccinaties en het vaccinatieplan (vaccinatiestatus en -opdrachtformulier) ook duidelijk te registreren in het DD JGZ. Mocht het kind verhuizen, dan heeft de volgende organisatie de juiste informatie bij de hand.

In onderstaand schema zijn de verschillen tussen asielzoekerskinderen en vestigers inzichtelijk gemaakt. In de praktijk kunnen de PGZ-JGZ en reguliere JGZ uitgevoerd worden door dezelfde organisaties en professionals, maar met een andere financiering.